O Que é Fluxo de Trabalho e Como Executá-lo?

Por Sérgio Catanho, CEO da Connect Systems

Neste mercado altamente competitivo, a adoção de um fluxo de trabalho efetivo, se torna parte essencial de uma empresa que busca expandir seus horizontes na entrega de produtos de qualidade, bem como na redução de gastos financeiros.

Normalmente, as dificuldades para se atingir um bom trabalho por parte das equipes da empresa, está intrinsecamente ligado na forma como os trabalhos são realizados.

Desse modo, é válido ressaltar que, embora, haja o desligamento de certos funcionários da empresa que estejam gerando baixos índices de desempenho, o problema nunca será realmente solucionado.

Isto é, não basta trocar apenas de colaborador, mas a forma como as tarefas e operações da empresa são realizadas.

Portanto, para saber mais sobre o que é o fluxo de trabalho e como efetivá-lo, continue conosco. Vamos abordar todas estas questões.

O Que é Fluxo de Trabalho?

Fluxo de trabalho (ou do Inglês, “Workflow”) se refere ao processo de automatizar as tarefas de um negócio, isto é, delegar quais atividades e recursos devem ser passados de um setor para o outro.

Dessa maneira, o fluxo de trabalho se faz muito presente quando se trata de otimizar as tarefas da empresa, de forma a reduzir erros e problemas de comunicação de cada área.

Pois, isso tudo é resultado de uma organização mal elaborada, principalmente em cenários onde há um maior número de colaboradores executando as tarefas.

Para facilitar estas operações, as empresas podem dispor de um software para gerenciamento dos processos empresariais, que comumente são chamados de Workflow Management Systems.

Todavia, para que se consiga o melhor aproveitamento dos benefícios desse tipo de gestão processual, é necessário que o sistema esteja operando com boas condições para seu funcionamento.

Afinal, Como Executar um Fluxo de Trabalhos?

Primeiramente, é importante ressaltar que o fluxo de trabalho é dinâmico, o que permite que os diferentes tipos de negócio trabalhem de maneiras distintas uns dos outros – como acontece na gestão de processos que falamos em outro artigo.

Entretanto, existem algumas maneiras de estruturá-lo que se adequam à maioria deles – que é o que iremos abordar neste artigo.

Acompanhe para saber mais sobre como executar um fluxo de trabalho eficiente!

1 – Avalie a Situação da Sua Empresa

Como você já deve saber, antes de implementar qualquer tipo de estratégia em um negócio, é importante, antes, analisar detalhadamente a situação da empresa.

Isso pode ser obtido através de uma análise da satisfação dos clientes, da venda de produtos e serviços, dos investimentos, gastos, lucros, etc.

Assim, você conseguirá traçar um mapa sobre todas as áreas que estão gerando falhas na empresa, bem como elaborar novas estratégias para ressarcir os problemas advindos de um fluxo de trabalho inconstante.

2 – Delegue as Responsabilidade

Como gestor, você deve ter total controle sobre as tarefas que são executadas na sua empresa.

Seja uma equipe, ou apenas um colaborador, delegar responsabilidades é uma tarefa fundamental para se ter controle sobre as decisões que toma dentro da organização, afim de aprimorar o fluxo de trabalho.

Por exemplo, digamos que a sua equipe tenha 50 pessoas e todas tomam decisões sobre cada um dos setores da empresa, deste modo, como será possível obter um parâmetro sobre falhas cometidas por um determinado funcionário?

3 – Capacite Seus Colaboradores

Para que a implementação de um fluxo de trabalho seja mais efetiva, é interessante o fornecimento de treinamentos – até mesmo cursos – para que os profissionais responsáveis pela execução das tarefas não se sintam desnorteados.

Além disso, é parte importante do processo que a empresa estimule os funcionários cotidianamente para que entendam a importância da aplicação da metodologia.

4 – Invista em Tecnologia

Hoje em dia, as ferramentas tecnológicas se tornaram parte importante para o bom funcionamento de uma empresa, afinal, é ela quem garante a forma como você se comunica com os seus clientes (ou mesmo seus funcionários).

Sendo assim, aposte em softwares de gestão empresarial que otimizem a sua rotina de trabalho.

Por exemplo, um software de gestão empresarial possibilita a comunicação entre cada um dos setores da empresa, garantindo assim, que as equipes não fiquem sobrecarregadas ou refaçam tarefas que já realizadas.

Conclusão

Neste artigo, te fornecemos 4 dicas surpreendentes para a aplicação de um bom fluxo de trabalho, além de mostrar um pouco sobre a metodologia.

Agora é com você! Já definiu qual o melhor sistema para implementação do seu fluxo de trabalho?

Essa ferramenta te dá vantagens competitivas quando se trata de priorizar tarefas e aumentar seus lucros, portanto, use-a sem limites!

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Até a próxima!

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